ÉTAPE 1 : Recours gracieux devant l’auteur de la décision

Un recours gracieux est un recours administratif interne auprès de la personne ou de l’organe qui a pris la décision en question.

Les étudiant(e)s ou les candidat(e)s à l'Université qui souhaitent déposer un recours gracieux doivent le faire dans le délai indiqué dans la décision :

  • Les recours gracieux contre les décisions relatives à l'admission doivent être introduits dans un délai de sept (7) jours à compter de la publication de la décision sur le portail d’admission en ligne (exemple : publication de la décision le mardi, dernier délai = mardi de la semaine suivante, à 24h00).
  • Les recours gracieux contre les résultats d'évaluation doivent être introduits dans un délai d'un (1) mois à compter de la notification du résultat (1 mois = le jour suivant la date de notification du mois suivant ; exemple : notification le 3 février, dernier délai = 4 mars, à 24h00 heures).
  • Pour toute autre décision, le délai est de quatorze (14) jours après réception de la décision, sauf indication contraire dans la notification de la décision.

Si le recours gracieux est admis (recevable), cela repousse le délai pour déposer un recours auprès de la Commission des litiges de l'Université (voir l'Étape 2). Si le recours gracieux est irrecevable (rejeté pour des raisons de procédure), cette prolongation ne s'applique pas.

Un recours gracieux doit être soumis par lettre recommandée dans l'une des trois langues officielles de l'Université (français, allemand ou anglais) à l’auteur de la décision.

Lorsqu'un recours peut être introduit via une plateforme en ligne (’Guichet étudiant’, les étudiant(e)s et les candidat(e)s à l'Université doivent utiliser cette possibilité. Cela s'applique, par exemple, aux recours gracieux contre des décisions d'admission.

Le recours doit contenir les informations suivantes :

  • Le nom complet du requérant ou de la requérante ;
  • Numéro d'identification du requérant ou de la requérante (numéro à 10 chiffres figurant sur la carte d'étudiant ou sur le formulaire de demande d’application) ;
  • Le programme d'études concerné ;
  • La référence précise à la décision contre laquelle le recours est demandé ;
  • Un argumentaire détaillé exposant les raisons pour lesquelles un réexamen de la décision est demandé, comme décrit dans cette section. Si cet argumentaire invoque des règles et règlements académiques, ceux-ci doivent être clairement identifiés en utilisant la source et la référence correctes.

La personne ou l’organe qui reçoit le recours en confirme la réception et informe le requérant ou la requérante si elle rejette le recours pour des raisons de procédure (irrecevabilité). La décision relative au recours est prise dans les quatre (4) semaines suivant la réception du recours, sauf communication contraire. Si le requérant ne reçoit pas de réponse dans ce délai, le recours doit être considéré comme rejeté. Dans ce cas, le requérant peut alors, dans un délai d’un mois, introduire un recours devant la Commission des litiges (voir l'Étape 2).

Les raisons du rejet du recours peuvent inclure :

  • La soumission tardive du recours ;
  • L’absence de motifs pertinents ;
  • Une base inadmissible pour le recours ;
  • Un manque de preuves en référence à la décision contestée ;
  • Des preuves qui ne sont pas de nature à corroborer les circonstances invoquées.