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Circonstances atténuantes

Dans certaines situations, les étudiants ou les étudiantes peuvent se trouver incapables de respecter leurs obligations liées aux études pour des raisons indépendantes de leur volonté. Dans telles situations, vous avez la possibilité de demander une exemption des règles académiques en invoquant des circonstances atténuantes.

Les circonstances atténuantes sont des facteurs qui :

Ont un impact négatif sur votre performance académique ou votre capacité à vous conformer aux exigences liées aux études ;
Sont d'origine externe et indépendants de votre volonté ;
Vous affectent individuellement et ne sont pas des facteurs généraux qui concernent de larges sections de la population étudiante ;
Sont uniques et ne se produisent pas régulièrement ou fréquemment.

L'Université peut tenir compte de ces facteurs en considération et peut suspendre, retarder ou dispenser de l'application des règles ou révoquer des décisions afin d'éviter un préjudice ou un dommage déraisonnable ou d'atténuer l'impact d'une situation qui peut potentiellement avoir un impact négatif sur les performances ou la progression académiques.

Les circonstances atténuantes peuvent être les suivantes, mais ne sont pas limités à :

Circonstances généralement non considérées comme atténuantes :

Accidents ou maladie aiguë et grave, par exemple, impliquant une hospitalisation ;
Des problèmes de santé mentale diagnostiqués, par exemple une dépression clinique ;
La perte ou la maladie grave d'un partenaire, d'un enfant ou d'un parent proche, un deuil qui a un impact majeur sur vous ;
Être victime ou témoin d'un crime personnel ou d'un accident majeur ;
Être victime de harcèlement, de discrimination ou d'intimidation ;
Crime contre les biens, tel que le vol ou le cambriolage, qui vous a affecté ;
L'exposition à des événements dangereux ou à des catastrophes, comme des incendies ou des inondations ;
Une perte inattendue et extraordinaire de ressources financières ou détérioration de votre situation financière ;
Des obligations civiques ou juridiques inattendues (par exemple, faire partie d'un jury ou témoigner devant un tribunal, ou l'implication dans un procès).

Une maladie temporaire (mineure) (peut être considérée comme une absence justifiée à un examen) ;
Angoisses non spécifiques, stress ou problèmes psychologiques auto-diagnostiqués ;
Le mauvais fonctionnement d'un équipement (par exemple, ordinateur, réveil, bicyclette, etc.) que vous auriez pu éviter ;
Les sources supplémentaires de stress résultant du travail ou de la garde des enfants, à moins qu'elles ne soient imprévisibles et graves ;
Problèmes de planification personnelle ou de gestion du temps ;
Les rendez-vous médicaux ou juridiques, les projets de vacances, les déménagements, les mariages ou d'autres événements similaires dont vous pouvez influencer ou contrôler les dates ;
Les services et engagements volontaires, y compris les activités et événements sportifs.

Pour faire valoir des circonstances atténuantes, vous devez écrire une lettre, dans l'une des langues officielles de l'Université (EN/FR/DE) et dans laquelle vous expliquez votre situation et comment elle a affecté ou affecte vos études. Cette lettre devrait permettre à l'Université de comprendre si les conditions décrites ci-dessus sont remplies. La lettre doit être envoyée à la Vice-rectrice académique.

La lettre doit contenir les informations suivantes :

Votre nom complet, vos coordonnées et votre numéro d'étudiant (matricule) ;
Votre programme d'études ;
La référence à la règle ou à la décision dont vous souhaitez être dispensé ;
Une preuve documentée de la raison de la demande.

Vous devez soumettre votre demande dans les quinze (15) jours suivant la survenance ou le début des circonstances que vous présentez comme raisons de votre demande. L'Université peut décider d'accepter les demandes soumises après ce délai si la raison du retard est liée aux circonstances invoquées (par exemple, si vous étiez hospitalisé(e) et dans l'incapacité d'écrire la lettre).

Les raisons pour lesquelles l'Université pourrait rejeter votre demande peuvent être les suivantes :

Soumission tardive ;
Vous n'avez pas indiqué de raisons valables pour votre demande ou la demande manque de preuves ;
Vous faites référence à des circonstances que vous auriez pu prévenir ou à des conséquences de ces circonstances que vous auriez pu éviter ;
Il existe des voies ou des instruments plus appropriés pour votre demande, par exemple, un recours, un congé ou une absence justifiée à un examen.

Dès réception de votre demande, le Vice-rectrice académique évaluera si elle est recevable et si la situation que vous décrivez pourrait être considérée comme une circonstance atténuante. Si tel est le cas, l'Université décidera de l'exemption ou de la mesure appropriée à prendre. Votre demande sera traitée de manière confidentielle et ne sera communiquée qu'aux personnes responsables de la décision ou concernées par celle-ci.

L'Université vous informera de sa décision par courrier électronique ou par lettre recommandée. Nous nous engageons à traiter votre demande dans les trente (30) jours suivant sa réception.

L'Université encourage les étudiants touchés par des circonstances exceptionnelles à contacter les Student Services. L’équipe des Student Services peut vous soutenir pour faire face à la situation, vous aider à comprendre si votre situation peut être considérée comme une circonstance atténuante, et vous aider à préparer la demande.